“Marketingul se invata intr-o zi, dar se stapaneste intr-o viata” Philip Kotler
Neolevel - Full Time Marketing
Neolevel - Full Time Marketing Home Companie Servicii Resurse BLOG CONTACT

home / resurse / intreaba_specialistul / intrebare001 /
Intrebarea nr. 001


Intrebare: Lucrez intr-o agentie imobiliara, si tocmai am primit un contract exclusiv pentru inchirierea unei cladiri de birouri. Seful imi cere sa ma ocup de lansarea proiectului care trebuie sa fie in cel mult 2 saptamani. Nu sunt specialist in evenimente si nu am mai organizat pana acum o lansare. Cum sa fac sa imi iasa totul bine? De unde sa incep? (intrebare pusa de Adriana, asistent manager)

Neolevel Raspunde:
Draga Adriana,
Voi incerca sa iti dau cat mai multe detalii si sa te ajut cat de mult pot. Organizarea unui eveniment este un proiect complex, asa ca mesajul meu, desi lung, nu va putea cuprinde toate elementele de care trebuie sa te ingrijesti. Totusi, am atins o mare parte din elementele importante de care trebuie sa te tii. (citeste raspunsul integral)

Avand in vedere ca data evenimentului este foarte apropiata, cea mai buna solutie ar fi sa angajati un profesionist in organizare de evenimente. Dar daca firma nu doreste si ti-a acordat tie increderea acestei sarcini, inarmeaza-te cu multa rabdare, pregateste-te pentru o perioada plina de stress si cu multe urgente de rezolvat si sa-i dam drumul.
Daca ai déjà data evenimentului stabilita si batuta in cuie, asta este punctul tau de plecare. 2 saptamani este un timp foarte scurt daca nu ai experienta in organizarea de evenimente. In primul rand trebuie sa stabilesti niste elemente cruciale: cati invitati vreti sa aveti si cam din ce categorie socio-profesionala fac parte.  Daca stii cand este evenimentul si cati oameni vin, poti purcede cu pasul cel mai important: gasirea salii de evenimente. Nu mi-ai spus daca proiectul este in Bucuresti sau in alt oras. In Bucuresti este foarte dificil sa gasesti o sala libera in termen scurt, asa ca grabeste-te! Fa-ti lista de hoteluri si de sali unde ai vrea sa organizezi evenimentul si incepe sa dai telefoane. Ar fi bine sa te deplasezi sa vezi sala, daca nu ai mai fost la locatia respectiva.
Inainte de pasul doi, linisteste-te putin si incepe un check-list in care pune tot ce iti trece prin minte ca ar trebui sa faci pentru acest eveniment. Include: definitivarea listei de invitati, tiparire invitatii, trimitere invitatii prin curier, sunat pentru confirmare, stabilirea participantilor si discursurilor lor, scrierea discursurilor, crearea prezentarii Powerpoint sau video, crearea sau obtinerea de pliante si brosuri ale proiectului, stabilirea meniului, cadourile din partea firmei, desfasuratorul evenimentului, etc. Cu cat faci lista asta mai in detaliu, cu atat iti va fi mai simplu sa stabilesti bugetul necesar si sa te ocupi de toate fara sa omiti elemente importante. Iti va trebui ajutor atat din partea sefului care trebuie sa iti confirme foarte rapid bugetul si alegerile pentru eveniment, dar si din partea colegilor. Organizarea unui eveniment este un efort de echipa. Daca nu aveai data stabilita, acum ar fi fost momentul sa o stabilesti, cand déjà stii cam ce ai de facut si poti estima cat timp iti ia. Dar pentru ca in imobiliare proiectul exclusiv trebuie lansat cat mai rapid pe piata, nu vei putea sa iti iei suficient timp oricum. Deci ai in fata o proba de viteza si de rezistenta psihica. Succes!
Pasii urmatori: Dupa ce ai confirmat sala si ai semnat contractul pentru data stabilita, poti face invitatiile. Ai grija sa pui foarte clar locul, data, ora, si motivul evenimentului. Poti face si o invitatie mai creativa, dar timpul e scurt, asa ca nu te poticni in prea multe detalii. Tot ceea ce vor oamenii sa stie este ce se intampla?, cand? Si Unde? Pune datele de contact pentru RSVP pe invitatie. Trimite textul la tipografie, si fa o invitatie online, pentru orice eventualitate.
Este evenimentul deschis pentru oricine? In Romania asta se intampla mai rar, dar daca vrei sa inviti cat mai multi specialisti, poti plasa un anunt publicitar al evenimentului intr-o revista de specialitate, cu mentionarea restrictiilor de acces la care te gandesti – de exemplu carte de vizita din imobiliare si prezentarea unui document cu poza.
Stabileste  cine va vorbi si ce va spune. Afla toate detaliile proiectului si instruieste-ti colegii cu privire la contract. Daca tot tu trebuie sa o faci si pe asta, scrie discursurile participantilor – e mai bine asa, caci vei fi sigura ca se va vorbi de ceea ce trebuie. Scrie si comunicatul de presa – ziaristii il vor folosi daca este bine facut si asa te vei asigura ca ziarele prezinta ce trebuie.
Stabileste ce contine punga de cadouri, comanda elementele necesare si pregateste pungile. Acolo nu vei avea timp sa faci asta.  Verifica pe parcurs, pas cu pas ca ceea ce trebuie livrat va fi livrat la timp si verifica-te pe tine insati pe baza listei intocmite.
Cu doua –trei zile intainte de eveniment, ar fi bine sa suni invitatii pentru confirmare. E pacat sa platesti meniul si sala daca nu iti vor veni invitatii. Poti trimite si sms la cei care crezi ca au nevoie de reamintire.
In ziua evenimentului:
Ai grija sa arate toata lumea foarte bine, primirea invitatilor sa fie organizata, fiecare sa aiba loc si prezentatorii sa fie pregatiti. Verifica toate dispozitivele audio-video inainte ca invitatii sa apara.
Sper ca nu ai uitat sa pui pe lista si distractia. Un eveniment fara distractie nu prea este retinut.
La plecarea invitatilor, ofera-le cadourile si brosurile proiectului.
NU, inca nu ai terminat treaba. Dupa plecarea invitatilor, trebuie sa confirmi nota de plata cu hotelul sau sala de evenimente, sa strangi lucrurile care apartin companiei si sa le duci la sediu.
Poti dormi linistita in seara asta, caci de a doua zi ai de sunat si de facut follow- up la eveniment. Doar nu il lasi uitarii, nu?
Sper tare mult ca rapsunsul sa te ajute si te astept cu alte intrebari cand ai nevoie.
Succes la eveniment. Sa ne zici si noua cum a iesit.
Iti doresc stapanire de sine, rabdare, ajutor la timp si bugete aprobate.
Bafta!
Raspuns postat de Lavinia Gheorghe
 
Citeste si alte intrebari si raspunsuri